Como organizar seus arquivos e projetos.

Aprenda como organizei meus arquivos, projetos e suas diferentes versões de forma simples sem utilizar nenhum programa para isso.

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Um dos grandes problemas que os profissionais que trabalham com muitos arquivos e versões enfrentam no seu dia a dia é a dificuldade para se organizar, encontrar e ter sempre em mãos seus arquivos e versões.

Não é difícil de se ver pessoas comentando que mandaram rodar uma versão antiga do arquivo, que o arquivo aberto corrompeu ou até mesmo mesclou todas as camadas do Photoshop e perdeu a versão original.

Sempre tive muita dificuldade de encontrar um método que me ajudasse nesses problemas, porém hoje tenho um método que me atende muito bem. Estou ha pouco mais de um ano organizando meus arquivos desta forma, e desde então nunca mais tive problemas.

Gosto de separar minha organização por níveis. Onde o mais básico é a separação do que é pessoal e do que é trabalho.

Pastas Base

> Pessoal
> Estudos
> Trabalhos
> Recursos

Vou focar apenas na organização dos arquivos de trabalhos, mas a lógica é praticamente a mesma para os outros.

Dentro da minha pasta de trabalhos, mantenho uma pasta para cada cliente. Gosto de manter até mesmo aqueles clientes antigos que nem atendo mais, pois nunca sabemos o dia de amanhã. Já aconteceu de clientes antigos me questionarem se ainda possuo algum determinado arquivo.

O fato dos arquivos serem organizados por ordem alfabética ajuda a encontrar os clientes, mesmo sendo um número grande de pastas.

Na pasta do cliente, mantenho uma pasta sendo utilizada apenas para os materiais do cliente e uma pasta para cada projeto, porém, para as pastas não ficarem fora de ordem, organizo da seguinte maneira:

No início da pasta coloco o nome do cliente e caso ele possua um nome composto, como “Shake Machine”, abrevio para “SMachine”, deixando sempre um nome que associe a pasta ou arquivo daquele cliente em específico.

Logo após o nome do cliente coloco separado por um ponto o número do projeto. Em seguida o nome do projeto, separado por um traço e por último o mês e ano.

A pasta de “Materiais” uso para colocar todos aqueles arquivos que provavelmente precisarei em todos os projetos desse cliente, como por exemplo logos, fotos, etc.

> Cliente
> > Cliente.000-Materiais
> > Cliente.001-ProjetoX Mai14
> > Cliente.002-ProjetoY Jul14

Screenshot 2014-09-03 16.20.33

Interno a pasta do projeto, crio algumas subpastas, mas vale ressaltar que nem todo projeto necessita de todas elas.

Subpastas:

Apresentação: Onde coloco os arquivos do indesign e os pdfs de apresentação do projeto.
Arte Final: Onde exporto as artes finais que serão enviadas para o cliente ou para produção.
Layout: Onde coloco todos os meus arquivos de layout, versões etc.
Documentos: Onde insiro os documentos referentes ao projeto, como Proposta, Orçamento, Nota Fiscal etc.
Materiais: Onde coloco todos os materiais necessários no projeto, como imagens, vetores, logos, fontes etc.
Referências: Onde salvo todas as minhas referências visuais para aquele projeto.

Se o projeto for algo mais extenso, onde existam várias peças internas, crio algumas pastas para cada peça dentro de Arte Final e Layout.

> Cliente
> > Cliente.002-ProjetoY Jul14
> > > Apresentação
> > > Arte Final
> > > > Peça 01
> > > > Peça 02
> > > Layout
> > > > Peça 01
> > > > Peça 02
> > > Documentos
> > > > Proposta
> > > > Orçamento
> > > Materiais
> > > > Referências

Como é possível ver nesse projeto de uma papelaria, onde tínhamos Cartão de Visitas, Envelope Ofício, Pasta e Papel Timbrado.

Screenshot 2014-09-03 16.26.19

Terminado a estrutura das pastas, podemos agora passar para a organização e nome dos arquivos e versões.

Os nomes dos arquivos funcionam de uma forma bem similar a estrutura das pastas. Onde separo por três blocos. Nome do cliente e número do projeto, descrição da peça, data e versão. Para a data, é importante utilizar a data no modelo americano, desta forma os arquivos irão seguir sempre uma ordem numérica.

Exemplo:

SMachine.001-Identidade_20140503-01.psd

Gosto sempre de salvar um arquivo novo para cada dia que estou trabalhando nesses arquivos, pois assim, além de manter um histórico de evolução do projeto, evito de perder todo o meu trabalho no caso do arquivo corromper. Cada vez que o projeto toma um novo rumo ou precisa de uma alteração, ele é salvo como uma nova versão.

Screenshot 2014-09-03 16.38.59

Lembrando que isso é apenas um método de organização que atende as minhas necessidades, ou seja, não existe um certo ou errado. Caso tenha alguma dúvida ou queira compartilhar seu método de organização, fique a vontade para deixar seu comentário ou enviar um e-mail.